Una correcta planeación financiera es tan necesaria en la vida personal como en nuestra empresa. Pero muchas de ellas, sobre todo pequeñas y medianas, sufren de problemas como la falta de flujo de efectivo o el exceso de deudas al no preverlo con un plan financiero. Es por eso que hoy te presentamos las 4 claves que creemos que son más importantes para que tu próximo plan financiero sea sostenible y haga crecer tu empresa.
1.- Analiza el estado actual de tu empresa
Ningún problema en nuestra empresa puede ser solucionado si no se analizan primero todos sus detalles. Por eso lo primordial siempre es empezar con un análisis completo del estado general de la empresa teniendo en cuenta los resultados de pasados y presentes.
Para hacer esto se necesita saber:
- Cuánto ha ingresado
- Cuánto ha gastado la empresa
- Con qué cantidad de activos y pasivos se cuenta
- De qué tipos de financiación disponemos
- Qué tipo de seguros cubren a la empresa en caso de eventualidades
Para llevar a cabo una planificación financiera exitosa debemos conocer los objetivos a los que queremos apuntar y los plazos máximos que se necesita para cumplirlos. Una planificación financiera no se consigue de forma prediseñada o como un boceto que puedes descargar de Internet: los buenos planes financieros deben ser personalizados para cada compañía, pues sobra decir que ninguna es igual a otra.
Conocer la situación actual de la empresa también te permitirá establecer la cantidad de recursos que debes invertir en cada objetivo del plan y la cantidad de inversiones que puedes hacer.
2.- Recolectar toda la información financiera posible
Este punto es tan importante como el anterior, tanto que sin la información financiera la tendrás muy difícil para conocer el estado financiero actual de la empresa. Esta información está compuesta por datos que puedes obtener de diferentes fuentes, especialmente sistemas automatizados, y te permitirán llevar a cabo un análisis correcto de la situación actual, aunque también sirven para saber cómo proceder en el futuro.
La información financiera más importante es:
- El perfil de riesgo de la empresa
- Las limitaciones de recursos de todo tipo
- El estado de liquidez de tu empresa
- El balance entre ingresos y gastos
La información financiera le indica a cada uno de los departamentos la forma en que deben manejar sus recursos. Esto evita que se excedan en sus gastos o que gasten en cosas que muchas veces parecen insignificantes pero que al final pueden acumularse y convertirse en un dolor de cabeza, además de ayudarles a conocer qué influencia tienen en los objetivos a alcanzar.
3.- ¡Elabora y lleva a cabo tu plan!
Parece obvio pero no estaríamos escribiendo sobre ello si las empresas se tomaran en serio la tarea de planificar y ejecutar sus planes!
Durante la elaboración del plan financiero, aunque no se definen o establecen objetivos a mediano o largo plazo, si deben tenerse en cuenta en todo momento pues es mediante la ejecución del plan que se cumpliran.
Por ejemplo, cuando los objetivos son de crecimiento interno, se obliga al plan a considerar medidas como la expansión del departamento de ventas o de marketing, aumentar el stock o aumentar la maquinaria. Por otro lado, cuando son de posicionamiento de mercado, el plan financiero puede indicar que lo más óptimo sea la adquisición o fusión con algún competidor. Un plan financiero servirá como guía durante las etapas previas y durante el proceso de adquisicion o fusion para que se lleve a cabo exitosamente.
Los planes financieros pueden adaptarse a diferentes estrategias, como las agresivas para quitarle ímpetu o acabar con la competencia, defensivas para contrarrestar el avance de un competidor, orientativas para dar un nuevo aire a la empresa, o de supervivencia, para evitar caer en la quiebra o salir de deudas.
Aun así, es importante que consideres diferentes escenarios económicos, tanto de escasez como de abundancia de recursos. Esto es similar a los ensayos que hace un ejército, el cual no necesariamente tiene que estar en guerra para entrenar y analizar diferentes escenarios. Así pueden saber qué cosas se debe hacer en determinados casos y cómo responder ante situaciones potencialmente desestabilizadoras.
Tener en cuenta lo imprevisto evita que la variación de los costos, las estrategias de la competencia, el comportamiento de las campañas de marketing e incluso factores externos como los cambios en las políticas de un país trunquen el desarrollo de la empresa y su crecimiento, pues permite adelantarse a todas ellas.
Incluye en tu plan financiero un fondo de emergencia para tener cubiertos gastos imprevistos o accidentales, y procura que incluya estrategias para mantener un flujo de caja constante y accesible para cubrir todo tipo de eventualidades sin dejar de lado la reducción de gastos ineficientes para equilibrar los con los ingresos.
4.- Haz seguimiento y los cambios que sean necesarios
El seguimiento y el control de tu plan financiero debe hacerse por lo menos cada semestre. Durante estas revisiones periódicas verás qué partes de tu plan están fallando para poder cambiarlas o mejorarlas, y cuáles están bien, para poder dedicar más recursos, personal y esfuerzo en ellas.
Para llevar a cabo un seguimiento exitoso de tu planificación financiera, convoca reuniones (también periódicas) con los líderes de los departamentos más relevantes para las finanzas de la compañía como los responsables de contabilidad, finanzas e incluso de los departamentos de marketing y RRHH.
Sus puntos de vista son relevantes pues tienen acceso directo no solo a los datos sino que son los encargados de organizar sus equipos y recursos para cumplir con los objetivos. Es recomendable que estas revisiones y reuniones se hagan al menos una vez cada trimestre.
En conclusión…
Ya que conoces estas 4 claves, es momento de ponerlas en acción. Eso sí, recuerda no hacerlo todo por tu cuenta. Existen diferentes tipos de profesionales que te pueden facilitar la vida al momento de hacer la planificación financiera de tu empresa. Tampoco olvides la automatización, que te permitirá recolectar datos de flujo de caja, estados de resultados y hacer los presupuestos para incluirlos en tu plan. Herramientas como Chipax son perfectas para esta tarea.
